Ce program de facturare aleg ca PFA: criterii practice

Pe scurt: ca PFA, alege un program care trimite automat facturile în e-Factura, care îți setează corect statutul de TVA și al cărui preț se potrivește cu numărul real de facturi pe care le emiți lunar. Apoi verifică trei lucruri practice: dacă poți factura rapid de pe telefon, dacă exportul pentru contabil este simplu și dacă îți poți lua datele cu tine dacă pleci.

Fiecare PFA are particularitățile lui, așa că tratează criteriile de mai jos ca pe o listă de verificare, nu ca pe o regulă. Pentru partea fiscală, verifică pe anaf.ro și cu contabilul tău.

1. Integrarea cu e-Factura

Este criteriul cel mai important: programul trebuie să genereze XML-ul și să-l transmită direct în sistemul RO e-Factura, după o singură conectare la SPV. Altfel, vei descărca și încărca fișiere manual pentru fiecare factură.

Întreabă concret: transmiterea este automată sau trebuie apăsat un buton? Vezi în program dacă factura a fost validată sau respinsă? Poți autoriza accesul prin contabil, dacă nu ai certificat digital? Ce înseamnă e-Factura pentru un PFA este explicat în ghidul Facturare pentru PFA.

2. Numărul de facturi pe lună

Alege planul după volumul tău real, nu după cel mai mare plan disponibil. Majoritatea PFA-urilor emit între câteva și câteva zeci de facturi pe lună, iar planurile de bază sunt gândite exact pentru asta.

Uită-te la ce se întâmplă când depășești limita: poți trece pe un plan mai mare în timpul lunii? Plătești doar diferența? Limitele includ și proformele sau stornările?

3. Statutul de TVA și mențiunile corecte

Programul trebuie să știe dacă ești plătitor sau neplătitor de TVA și să aplice asta pe fiecare factură, fără să alegi manual de fiecare dată. O setare greșită se repetă pe toate facturile, așa că o faci o singură dată, corect, împreună cu contabilul.

Dacă lucrezi cu clienți din alte țări, verifică și suportul pentru facturi în valută, cursul folosit la conversie și mențiunile pentru regimurile speciale de TVA.

4. Cât de repede emiți o factură

Pentru un PFA, timpul petrecut cu facturarea este timp nefacturat. Contează câți pași ai de la „am terminat lucrarea” la „factura a plecat”. Unele programe pornesc de la un formular clasic, altele de la șabloane salvate, iar altele de la un mesaj scris sau dictat.

Testează în perioada de probă exact cazul tău cel mai frecvent: același client, același serviciu, altă sumă. Dacă durează mai mult de un minut, caută altceva.

5. Facturarea de pe telefon

Dacă lucrezi pe teren sau te miști mult, verifică dacă programul funcționează bine de pe telefon. O pagină care merge pe desktop nu e neapărat comodă pe un ecran mic. Unele aplicații permit facturarea și prin aplicații de mesagerie.

6. Exportul pentru contabil

Contabilul are nevoie lunar de facturile emise, de XML-uri și, ideal, de un registru cu încasările. Un program bun îți dă toate acestea într-un singur export, fără să le aduni de mână.

Întreabă-ți contabilul ce format preferă înainte să alegi. Unii lucrează cu exporturi în Excel, alții cu arhive ZIP, alții vor acces direct în cont. Ce documente se trimit lunar și cum se organizează găsești în ghidul despre organizarea facturării.

7. Urmărirea încasărilor

Un PFA în sistem real trebuie să-și urmărească încasările, nu doar facturile. Verifică dacă poți marca rapid o factură ca încasată, dacă poți emite chitanță pentru numerar și dacă vezi dintr-o privire cine îți datorează bani.

8. Prețul total și datele tale

Calculează prețul pe un an, nu pe o lună, și verifică dacă e preț final sau se adaugă TVA. Uită-te și la ce se întâmplă la final: dacă nu mai plătești, mai poți descărca facturile? Exportul este disponibil oricând? Datele rămân accesibile în modul doar-citire?

Un program gratuit poate fi o alegere bună la volume foarte mici, dar citește limitările: numărul de facturi, transmiterea în e-Factura și păstrarea arhivei. Dacă emiți doar câteva facturi pe an, chiar și instrumentele gratuite ale ANAF pot fi suficiente; vezi cum emiți o e-Factura fără program de facturare.

Lista de verificare pentru perioada de probă

Folosește perioada gratuită pentru un test real, nu doar pentru un tur al meniurilor.

1. Conectează programul la SPV și transmite o factură reală sau de test, după caz.
2. Emite factura ta cea mai frecventă și cronometrează.
3. Emite o stornare și verifică dacă numerotarea rămâne corectă.
4. Marchează o încasare.
5. Fă exportul lunar și trimite-l contabilului, ca să-ți spună dacă îi este util.
6. Verifică pe telefon aceleași operațiuni.

Dacă vrei să compari mai multe programe pe aceleași criterii, vezi comparația programelor de facturare cu e-Factura.

Unde se potrivește ChatBill

ChatBill se potrivește PFA-urilor care preferă să scrie un mesaj decât să completeze un formular. Scrii sau dictezi pe site ori pe WhatsApp ce ai lucrat, verifici previzualizarea și confirmi; factura primește număr, se transmite în e-Factura după conectarea la ANAF, iar la final de lună exporți arhiva pentru contabil.

Planul Solo costă 19 lei pe lună, preț final, și include 30 de facturi lunar, proforme, chitanțe, stornări, e-Factura, WhatsApp pe un telefon și 30 de minute de mesaje vocale. Dacă ai nevoie și de verificarea extraselor bancare sau de arhiva facturilor primite din SPV, acestea sunt în planul Firmă, de 39 lei pe lună. Poți testa 14 zile gratuit, fără card, pornind de pe pagina de prețuri.