Politica de confidențialitate

Ultima actualizare: 19 octombrie 2026

1. Cine suntem

ChatBill este operat de CULOAREA DIN VIAȚA SA S.R.L., CUI 44820819, sediul în Sat Topliceni nr. 214, Com. Topliceni, jud. Buzău, 127630, nr. Registrul Comerțului J2021001108100 („noi”). Contact pentru protecția datelor: contact@chatbill.ro.

2. Două roluri: operator și persoană împuternicită

• Operator pentru datele contului tău (nume, email, telefoane legate, date de autentificare, plăți pentru abonament, jurnal de acțiuni).
• Persoană împuternicită (art. 28 GDPR) pentru datele pe care le introduci despre clienții tăi pe facturi, proforme, chitanțe și în agenda de clienți. Le prelucrăm doar ca să-ți furnizăm serviciul, conform instrucțiunilor tale; contractul de prelucrare (DPA) face parte din Termeni.

3. Ce date prelucrăm și de ce

• Cont și firmă (nume, email, parolă criptată, CUI și datele firmei din registrul public ANAF) — pentru executarea contractului.
• Telefoane WhatsApp legate și mesajele pe care ni le trimiți — ca să înțelegem cererea și să-ți răspundem. Mesajele se păstrează 90 de zile, apoi se șterg automat.
• Documente fiscale (facturi, proforme, chitanțe, XML e-Factura, arhivele semnate de ANAF) — se păstrează 10 ani, conform Legii contabilității nr. 82/1991 (obligație legală).
• Conexiunea e-Factura (token-uri OAuth emise de ANAF) — păstrate criptat, folosite doar pentru a trimite facturile tale și a citi stările / facturile primite.
• Jurnal de acțiuni și securitate (cine a emis / stornat / exportat, adresa IP) — interes legitim (securitate, dovada acțiunilor), 2 ani.
• Plata abonamentului — prin procesatorul de plăți; nu vedem și nu stocăm datele cardului.

4. Cui transmitem datele (sub-împuterniciți)

• Hetzner Online GmbH (Germania) — găzduirea serverelor și a bazei de date.
• Meta Platforms Ireland (WhatsApp Business / Cloud API) — transmiterea mesajelor pe WhatsApp.
• Resend — trimiterea emailurilor (coduri, facturi către clienții tăi, remindere).
• Stripe Payments Europe — plata cu cardul a abonamentului; datele cardului ajung doar la Stripe.
• TikTok (TikTok Technology Limited, Irlanda) — doar dacă accepți cookie-urile de marketing: TikTok Pixel și TikTok Events API, pentru măsurarea reclamelor (vizite, crearea contului, pornirea și finalizarea plății abonamentului, cu valoarea plății); primește identificatorii TikTok din browser, adresa IP, tipul browserului și, la plata cu cardul, e-mailul și identificatorul contului doar ca hash SHA-256. Datele pot fi transferate în afara SEE de TikTok, în baza clauzelor contractuale standard.
• Meta (Meta Platforms Ireland Ltd., Irlanda) — doar dacă accepți cookie-urile de marketing: Meta Pixel, pentru măsurarea reclamelor pe Facebook și Instagram (vizite, crearea contului, pornirea și finalizarea plății abonamentului, cu valoarea plății); primește cookie-urile _fbp / _fbc, adresa IP și tipul browserului, fără nume, e-mail sau datele firmei. Datele pot fi transferate în afara SEE de Meta, în baza clauzelor contractuale standard.
• OpenAI (prin API, fără folosirea datelor la antrenare) — în planurile plătite și în perioada de probă, mesajele pe care le scrii în chatul ChatBill (pe web sau pe WhatsApp) și mesajele vocale sunt procesate de OpenAI doar pentru a genera răspunsul asistentului (înțelegerea cererii, respectiv transcrierea vocii); primește doar textul sau înregistrarea mesajului, nu și alte date din cont. Previzualizarea din chatul pentru vizitatori, fără cont, folosește reguli automate și nu trimite mesajele la OpenAI. Înregistrările audio nu se păstrează la noi după transcriere.
• ANAF — autoritate publică: primește facturile în sistemul RO e-Factura, la cererea ta (obligație legală).

Transferurile în afara SEE (dacă există) se fac pe baza clauzelor contractuale standard ale Comisiei Europene.

5. Drepturile tale

Acces, rectificare, ștergere (în limita obligației de păstrare a documentelor fiscale), restricționare, portabilitate (exportul lunar conține toate documentele), opoziție și retragerea consimțământului. Scrie-ne la contact@chatbill.ro; răspundem în cel mult 30 de zile. Ai dreptul să depui plângere la ANSPDCP (dataprotection.ro).

6. Securitate

Conexiuni criptate (HTTPS), parole cu hash bcrypt, token-uri ANAF criptate AES-256-GCM, verificarea semnăturii Meta pentru fiecare mesaj WhatsApp, separarea strictă a datelor între conturi, jurnal de acțiuni și copii de siguranță zilnice.

7. Cookie-uri

Folosim cookie-uri strict necesare pentru funcționare și, doar cu acordul tău (dat în bannerul de cookie-uri, retras oricând din „Setări cookie”), TikTok Pixel (cookie-urile _ttp, _tt_enable_cookie, tt_ttclid) și Meta Pixel (cookie-urile _fbp, _fbc), pentru măsurarea reclamelor ChatBill pe TikTok, Facebook și Instagram. Temeiul este consimțământul tău (art. 6 alin. 1 lit. a GDPR). Detalii în politica de cookie-uri.