Întrebări frecvente despre ChatBill

Scrii natural: „factură la Dante International CUI 14399840, 2 ore consultanță a 300 lei, plata în 15 zile”. Pentru o persoană fizică: „factură către Ion Popescu persoană fizică, adresa Str. Lungă 5, Brașov, jud. Brașov, reparație 450 lei”. Dacă lipsește ceva (CUI, adresă, preț), ChatBill te întreabă.

Nu. Primești întâi o previzualizare cu toate datele și totalul, iar factura se emite doar când apeși „Emite”. Poți apăsa „Modifică” (de ex. „preț 350”, „linia 2 cantitate 3”) sau „Anulează”.

„proformă către …”, „facturează proforma PF-0012”, „storno FAC-0042”, „status FAC-0042”, „încasat FAC-0042” (sau „încasat FAC-0042 300 lei numerar” — emite și chitanța), „trimite FAC-0042 pe email”, „ajutor”.

Da. Fiecare număr se leagă cu un cod; poți da unor colegi doar dreptul de a face ciorne, pe care le emiți tu.

Da, în toate planurile (Solo, Firmă și Multi-firmă) și în proba de 14 zile. Trimiți o notă vocală („pune-mi o factură la Dante, două ore de consultanță a câte trei sute de lei”), primești înapoi „Am înțeles: …” cu textul transcris și apoi previzualizarea, exact ca la un mesaj scris. Fiecare plan include un număr de minute pe lună; înregistrările nu se păstrează după transcriere.

Te conectezi o dată la ANAF cu certificatul tău digital (cel cu care intri în SPV). ChatBill generează XML-ul în formatul cerut (UBL, CIUS-RO), îl validează, îl trimite cu autorizarea ta și urmărește starea până la „validată”. Arhiva semnată de ANAF se păstrează în cont.

Conectezi certificatul o singură dată și adaugi CUI-urile; ChatBill verifică la ANAF dreptul SPV pentru fiecare. Firmele îți pot da acces de contabil în contul lor (vezi, descarci, exporți).

Nu. Emiți facturi fiscale imediat după ce completezi datele firmei. Conexiunea e-Factura (ANAF/SPV) e necesară doar pentru trimiterea facturilor în SPV: până o conectezi, facturile stau la coadă și pleacă automat după conectare (termenul legal e de 5 zile pentru facturile către firme).

Primești motivul pe WhatsApp și în cont, pe înțeles. Corectezi datele și o retrimiți. Termenul legal de transmitere este de 5 zile lucrătoare.

În cont ai secțiunea „Încarcă extras”. Poți atașa fișierul și în chat sau îl poți trimite pe WhatsApp de pe numărul conectat contului. El ajunge în aceeași listă de extrase de verificat. Deschizi extrasul în cont, verifici datele citite, contul IBAN, moneda și perioada, apoi confirmi importul.

Da: CSV, Excel (.xlsx), PDF (cu text sau scanat), MT940, CAMT.053 (XML) și poze, de la BT, BCR, ING, BRD, Raiffeisen, CEC, UniCredit, Revolut Business, Libra și alte bănci. Fișierele au maximum 5 MB și 10.000 de tranzacții; sunt incluse 20 de încărcări noi pe lună pe cont. Un PDF scanat sau o poză se citesc automat; verifică sumele cu originalul. Un PDF protejat se păstrează ca original, dar pentru analiză ai nevoie de alt format. Poți ajusta asocierea coloanelor înainte de import; erorile trebuie corectate, iar extrasul trebuie să conțină o singură monedă.

Vezi potrivirile dintre tranzacții și facturile primite sau trimise descărcate din SPV, precum și facturile emise în ChatBill. Raportul separă facturile asociate, cazurile de verificat și tranzacțiile pentru care nu s-a găsit o factură în arhiva analizată. Poți confirma o asociere sau exclude o tranzacție cu motiv. Când potrivirea e sigură (numărul facturii, CUI-ul sau IBAN-ul și suma se potrivesc), factura se marchează automat încasată sau plătită, total ori parțial; ce nu e sigur îți apare la „De confirmat”, cu Da / Nu. Restul tranzacțiilor se grupează pe categorii (salarii, taxe ANAF, chirie, utilități etc.). Situația nu reprezintă un sold contabil complet.

Înseamnă că nu a fost găsită în documentele disponibile pentru analiza respectivă. Verifici perioada acoperită de arhivă, ultima sincronizare SPV și cazurile neclare înainte să ceri factura furnizorului. După ce se descarcă documente noi, apeși „Actualizează analiza”; deciziile tale sunt păstrate.

În „Arhiva documentelor” găsești foldere pe an și lună: facturi primite și emise grupate pe parteneri, extrase de verificat, extrase bancare și rapoarte pe cont bancar. Descarci documentele disponibile individual sau într-un ZIP. Originalul extrasului se păstrează împreună cu rapoartele analizei.

Documentele deja descărcate și păstrate în ChatBill rămân în arhiva contului, independent de disponibilitatea lor ulterioară în SPV. Conectează și sincronizează SPV pentru a începe colectarea. Arhiva nu recuperează automat documente vechi care nu au fost descărcate și nu mai sunt disponibile la ANAF.

Pentru această funcție descarci extrasul de la bancă și îl încarci în ChatBill. Importul bancar automat este prevăzut pentru o etapă viitoare. Potrivirea cu facturile folosește reguli; doar tranzacțiile neclare și extrasele scanate sunt citite cu AI, fără să consume cota de mesaje. Funcția este inclusă în Firmă, Multi-firmă și proba gratuită de 14 zile, în limitele de încărcare afișate în abonamente.

O factură emisă nu se șterge (legea nu permite) — se stornează. ChatBill emite factura storno cu valori negative și o trimite și pe ea în SPV. Ciornele se pot șterge.

Da: EUR și alte monede la cursul BNR (TVA-ul apare și în lei), taxare inversă, livrări / servicii intracomunitare, export, scutiri, TVA la încasare și firme neplătitoare de TVA.

O arhivă lunară cu PDF-urile, XML-urile e-Factura (se importă direct în SAGA, WinMentor, Ciel), registrul în Excel, încasările și facturile primite din SPV.

Primele 14 zile sunt gratuite, fără card, cu toate funcțiile planului Firmă. Nu există plan gratuit permanent: la final alegi Solo (19 lei/lună), Firmă (39 lei/lună) sau Multi-firmă (79 lei/lună); anual plătești 10 luni. Dacă nu alegi un plan, contul trece în modul doar-citire: vezi, descarci și exporți tot, dar nu emiți documente noi. Nu se pierde nimic.

Prețurile sunt finale. ChatBill este operat de CULOAREA DIN VIAȚA SA S.R.L., firmă neplătitoare de TVA, așa că nu se adaugă TVA. Factura de abonament vine pe email și în SPV.

Cu cardul, cu reînnoire automată lunară sau anuală, ori prin transfer bancar pe baza unei proforme. Factura abonamentului o emitem tot prin ChatBill și o trimitem în SPV.

Reîncercăm automat și te anunțăm pe email. Ai 14 zile de grație; după aceea contul trece în modul doar-citire: vezi, descarci, exporți și poți storna, dar nu emiți documente noi până la plată. Datele nu se șterg.

Oricând, din Setări → Abonament. La upgrade plătești doar diferența pentru zilele rămase; downgrade-ul se aplică de la perioada următoare.

Pe servere din Uniunea Europeană (Hetzner, Germania). Token-urile ANAF sunt criptate, iar facturile se păstrează 10 ani, cât cere legea. Detalii în politica de confidențialitate.

Cererile sunt înțelese de un analizor propriu. Dacă activăm un model AI pentru mesajele mai complicate, el doar extrage datele; sumele le calculează programul și nimic nu se emite fără confirmarea ta.