Facturare pentru PFA: tot ce trebuie să știi când emiți primele facturi

Ai deschis un PFA și urmează primul client. Înainte de primul transfer bancar vine prima factură, iar odată cu ea întrebările: ce serie folosesc, pun sau nu TVA, trebuie trimisă în e-Factura, cum țin evidența? Ghidul de mai jos răspunde pe scurt la aceste întrebări, din perspectiva unui PFA care vrea să-și facă treaba corect fără să petreacă seri întregi cu hârtii.

Fiecare PFA are particularitățile lui: activitate, regim de impozitare, statut de TVA. De aceea, informațiile de aici sunt generale. Pentru situația ta, verifică pe anaf.ro și cere părerea unui contabil.

Primul pas: află ce statut de TVA ai

Din punct de vedere al TVA, un PFA poate fi plătitor sau neplătitor. Diferența se vede direct pe factură.

PFA neplătitor de TVA

Mulți PFA încep ca neplătitori, sub plafonul de scutire prevăzut de Codul fiscal. Factura nu conține TVA, iar pe ea apare mențiunea regimului aplicat. Plafonul a fost modificat de-a lungul timpului, așa că verifică valoarea actuală pe site-ul ANAF și urmărește-ți încasările: la depășirea lui apar obligații de înregistrare în scopuri de TVA, în termenele prevăzute de lege.

PFA plătitor de TVA

Dacă ești înregistrat în scopuri de TVA, adaugi TVA pe facturi la cota potrivită pentru bunul sau serviciul vândut și ai obligații de raportare suplimentare. Aici rolul contabilului devine esențial, mai ales la clienții din alte țări, unde pot apărea taxarea inversă sau scutiri.

Seria și numărul facturii

Fiecare factură are o serie (opțională, dar folosită de cei mai mulți) și un număr unic, în ordine crescătoare, fără goluri. Câteva recomandări:

• alege o serie scurtă, ușor de recunoscut, de exemplu inițialele tale;
• nu sări numere și nu reutiliza un număr, nici dacă factura a fost anulată prin stornare;
• dacă folosești un program de facturare, lasă-l pe el să aloce numerele automat.

Ce scrii pe factură

Pe o factură corectă apar datele tale (nume, sediul profesional, cod fiscal, eventual numărul de înregistrare), datele clientului, data emiterii, descrierea serviciilor sau a produselor, cantitatea, prețul unitar și totalul. Lista completă și explicată pe înțeles o găsești în ghidul Ce trebuie să conțină o factură.

Un sfat practic: descrie serviciul clar. „Servicii” e prea vag; „Dezvoltare pagină de prezentare, etapa 1” sau „Consultanță, 2 ore” spune exact ce s-a vândut și te ajută și pe tine, și pe client.

e-Factura pentru PFA

Obligația de a transmite facturile prin sistemul RO e-Factura nu ține de forma de organizare. PFA-urile sunt, în general, cuprinse în sistem pentru facturile către alte persoane impozabile stabilite în România, iar regulile s-au extins treptat și pentru alte situații, inclusiv pentru unele facturi către persoane fizice. Pentru cazul tău exact, verifică informațiile actuale pe anaf.ro.

Concret, asta înseamnă că factura trebuie generată și ca fișier XML în format standard și transmisă în termenul legal. Pașii sunt explicați în e-Factura pas cu pas, iar accesul la sistem, în ghidul despre SPV.

Încasările și evidența

Factura este doar jumătate din poveste. PFA-ul care ține contabilitatea în partidă simplă trebuie să-și urmărească încasările și plățile, iar veniturile se declară anual prin declarația unică, în termenele stabilite de ANAF. Câteva obiceiuri care ajută:

• Marchează factura ca încasată imediat ce banii intră, ca să știi mereu cine îți datorează bani.
• Emite chitanță când primești numerar, dacă este cazul.
• Păstrează extrasele de cont alături de facturi.
• Trimite lunar contabilului facturile emise, cele primite și încasările, nu o dată pe an.

Clienți din străinătate

Mulți PFA lucrează pentru clienți din alte țări, mai ales în servicii. Aici regulile de TVA și de raportare sunt diferite față de clienții din România: pot apărea taxarea inversă, obligația de a avea un cod de TVA în scopuri intracomunitare sau declarații informative separate. Factura se poate emite în euro sau în altă monedă, cu respectarea regulilor de conversie. Pentru că o greșeală aici se repetă pe fiecare factură, configurează corect regimul o singură dată, împreună cu contabilul, înainte de prima factură către un client străin.

Greșeli frecvente la început

• adaugi TVA pe factură deși nu ești înregistrat în scopuri de TVA, sau invers;
• trimiți doar PDF-ul pe email și uiți de transmiterea în e-Factura;
• folosești datele vechi ale clientului (o adresă sau un nume schimbat);
• ștergi o factură greșită în loc să o stornezi;
• amâni evidența până la sfârșitul anului, când e greu să reconstitui încasările.

O rutină lunară simplă

1. Emite factura imediat după ce ai livrat sau ai terminat etapa de lucru.
2. Verifică dacă a fost validată în e-Factura.
3. Marchează încasările pe măsură ce intră banii.
4. La început de lună, trimite pachetul de documente contabilului.

Cum arată asta cu ChatBill

ChatBill a fost făcut pentru oamenii care preferă să scrie un mesaj decât să completeze un formular. Scrii pe site sau pe WhatsApp „factură către Studio Nord, consultanță 2 ore la 300 lei”, primești previzualizarea, verifici și confirmi. Programul alocă numărul, calculează totalul, aplică regimul de TVA setat pentru PFA-ul tău și trimite factura în e-Factura după conectarea la ANAF.

Încasările le notezi tot printr-un mesaj, de exemplu „încasat FAC-0042”, iar la final de lună contabilul primește arhiva cu PDF-uri, XML-uri și registrul în Excel. Pentru un PFA, planul Solo costă 19 lei pe lună, preț final, cu 30 de facturi lunar, WhatsApp și mesaje vocale incluse. Vezi toate detaliile pe pagina de prețuri sau începe proba gratuită de 14 zile, fără card.