Ce trebuie să conțină o factură: lista elementelor obligatorii

O factură pare un document simplu: cine vinde, cine cumpără, ce și cât costă. În practică, lipsa unui singur element poate face ca factura să fie contestată de client, să creeze probleme la deducerea TVA sau să fie respinsă în e-Factura. Mai jos găsești lista elementelor care apar pe o factură corectă, explicate pe înțeles, și o listă scurtă de verificare înainte de emitere.

Elementele obligatorii ale facturii sunt stabilite de Codul fiscal, la articolul 319, care se modifică periodic. Lista de aici este un rezumat practic, nu un text de lege. Forma actuală o găsești pe anaf.ro, în legislația publicată acolo.

Datele de identificare ale facturii

Număr de ordine unic

Fiecare factură are un număr unic, într-o succesiune continuă, eventual cu o serie. Numerele nu se sar și nu se refolosesc.

Data emiterii

Ziua în care a fost emisă factura. Contează inclusiv pentru termenele de emitere și de transmitere în e-Factura.

Data livrării sau a prestării, dacă diferă

Dacă ai livrat marfa sau ai prestat serviciul într-o altă zi decât data facturii, data livrării trebuie să apară separat. La fel pentru data încasării unui avans, dacă factura este emisă pentru avans.

Datele furnizorului

• denumirea sau numele complet;
• adresa sediului (sau a sediului profesional, la PFA);
• codul fiscal sau codul de înregistrare în scopuri de TVA, după caz.

În practică, multe firme adaugă și numărul de înregistrare la Registrul Comerțului, contul bancar și banca, chiar dacă nu toate sunt cerute în orice situație. Ajută clientul să plătească repede și corect.

Datele clientului

Pentru o firmă: denumirea, adresa și codul fiscal sau codul de TVA, după caz. Pentru o persoană fizică: numele și adresa. Verifică datele firmelor din surse oficiale: denumirea și adresa sediului se schimbă mai des decât crezi.

Ce s-a vândut

• denumirea bunurilor sau a serviciilor, suficient de clară încât să se înțeleagă ce s-a livrat;
• cantitatea și unitatea de măsură;
• prețul unitar fără TVA;
• reducerile, risturnele sau rabaturile, dacă nu sunt incluse în prețul unitar;
• baza de impozitare pentru fiecare cotă de TVA sau pentru fiecare scutire.

TVA și mențiunile speciale

Dacă ești plătitor de TVA, factura arată cota aplicată și valoarea TVA, exprimată în lei. Dacă ești neplătitor sau dacă tranzacția este scutită ori supusă unui regim special, factura trebuie să o spună explicit. Mențiuni care pot apărea, în funcție de situație:

• „taxare inversă”, când TVA-ul se datorează de cumpărător;
• „TVA la încasare”, pentru firmele care aplică acest sistem;
• „autofactură”, când cumpărătorul emite factura în numele furnizorului;
• trimiterea la temeiul legal al scutirii, pentru operațiunile scutite.

Formularea exactă și situațiile în care se aplică sunt prevăzute de lege. Dacă nu ești sigur, întreabă contabilul înainte de emitere, nu după.

Descrieri clare: exemple

Descrierea produsului sau a serviciului este elementul la care se greșește cel mai des, pentru că pare o formalitate. O descriere bună spune ce s-a livrat, în ce cantitate și, la servicii, pentru ce perioadă sau etapă.

Pentru verificarea rapidă a datelor unei firme-client, de exemplu adresa sediului, poți căuta în registrul de firme active BazaDate, apoi confirmi codul fiscal în sursele oficiale.

Ce nu mai este obligatoriu

Semnătura și ștampila nu mai sunt, în general, elemente obligatorii ale facturii. Pentru e-Factura, ceea ce dă valoare facturii este transmiterea prin sistemul național și semnătura electronică pusă după validare. Poți păstra ștampila pe PDF dacă vrei, dar nu o mai poți folosi în locul unui element lipsă.

Ce mai cere e-Factura

În sistemul RO e-Factura, factura este un fișier XML în formatul CIUS-RO, iar câmpurile au reguli tehnice în plus față de PDF: coduri de țară, coduri pentru unitatea de măsură, categorii de TVA, județ pentru adresele din România. Un program de facturare le completează automat; dacă trimiți fișiere manual, ele sunt principala sursă de respingeri. Procesul complet este descris în e-Factura pas cu pas.

Unde se verifică regulile actuale

Pentru că lista elementelor obligatorii se poate modifica, sursa de referință rămâne Codul fiscal în forma actualizată, publicat pe site-ul ANAF, împreună cu normele de aplicare. Dacă ai o situație mai rară, de exemplu o operațiune scutită sau un client dintr-o țară din afara Uniunii Europene, cere o confirmare scrisă de la contabil înainte de prima factură.

Lista de verificare înainte de emitere

1. Numărul este următorul din serie?
2. Data emiterii și, dacă e cazul, data livrării sunt corecte?
3. Datele clientului sunt actuale (denumire, adresă, cod fiscal)?
4. Descrierea spune clar ce ai vândut?
5. Cantitățile, prețurile și totalul se potrivesc?
6. Regimul de TVA și mențiunile speciale sunt cele potrivite?
7. Moneda și, dacă e cazul, TVA-ul în lei sunt indicate?

Cum te ajută ChatBill

În ChatBill nu completezi câmp cu câmp. Scrii ce ai vândut, pe site sau pe WhatsApp, iar programul pregătește factura cu numărul următor din serie, datele tale, datele clientului și totalurile calculate. Dacă lipsește ceva important, de exemplu CUI-ul sau adresa, ChatBill te întreabă înainte. Vezi o previzualizare, o verifici și abia apoi confirmi emiterea.

ChatBill acoperă și situațiile speciale: facturi în euro la cursul BNR, cu TVA-ul afișat și în lei, taxare inversă, livrări și servicii intracomunitare, export, scutiri, TVA la încasare și firme neplătitoare de TVA. O factură emisă greșit se corectează prin storno. Mai multe răspunsuri găsești la întrebări frecvente, iar planurile pe pagina de prețuri. Poți încerca 14 zile gratuit, fără card.